Уникальное видение

Основные функциональные подсистемы офисных ИС

Ввод документов обеспечивается достаточными по мощности текстовыми процессорами, некоторые из которых имеют специальные конверторы форматов для работы с информацией, подготовленной в другой среде. Текстовые процессоры позволяют вводить и редактировать документы сложной структуры; обеспечивают полное соответствие изображения документа на экране его копии на бумаге, что создает дополнительные удобства для пользователей; имеют возможность орфографического, грамматического и стилистического контроля текста с ведением словарей. В некоторых офисных системах, кроме ручного, предусмотрен ввод посредством оптического сканирования печатных или рукописных текстов с использованием программных средств распознавания символов (OCR). Развиваются технологии акустического ввода и распознавания текстов.

Регистрация и учет документов могут быть реализованы средствами СУБД. Для этого необходимо определить перечень и формат представления информации, характеризующих документ (вид документа, дата поступления, входящий/исходящий номер, наименование, имя отправителя/получателя, краткое содержание и т. п.). Для дальнейшего поиска необходимо определить поисковые критерии и ключевые слова.

Распределение документов по исполнителям и разграничение доступа осуществляется либо с помощью систем электронной почты, либо средствами обеспечения коллективной работы (операционные системы, в т. ч. сетевые или СУБД с коллективным доступом). Администратор системы ведет списки исполнителей, объединенных в рабочие группы, с указанием их адресов в локальной сети, номеров телефонов для модемной связи, номеров почтовых ящиков на почтовом сервере. За каждым исполнителем (группой) закрепляется один или несколько документов, объединенных в «папки». Каждому представителю (группе) назначается срок представления или подготовки документа, который вносится вместе с именем исполнителя в базу данных по регистрации и учету документов. Администратор системы назначает уровни доступа к информации (ее части) каждому исполнителю и/или рабочей группе.

Документы ограниченного доступа могут подвергаться шифровке при вводе и передаются санкционированному исполнителю вместе с шифром. Согласно информации, введенной администратором системы, осуществляются маршрутизация, пересылка и доступ к информации каждым санкционированным пользователем.